Pagaste por tu licencia de Office 2021. Una vez, en efectivo, sin letra pequeña de renovación mensual. Era tuyo. Tres años después, Microsoft te pide que pagues una suscripción mensual para seguir usando el software que ya compraste, o que “actualices” a Microsoft 365 para mantener el acceso a funcionalidades que antes estaban incluidas.
La frustración es legítima. Pero antes de tomar una decisión — pagar la suscripción, buscar una alternativa o mantener la licencia perpetua — la pregunta correcta no es emocional. Es financiera: ¿cuánto te cuesta realmente cada opción a 3 y 5 años?
Aplicando la metodología $CTP (Coste Total de Propiedad), auditamos el coste real de mantener una licencia perpetua de Office frente al modelo de suscripción de Microsoft 365 — incluyendo los costes ocultos que ninguna de las dos páginas de precios te muestra.
Por qué la licencia perpetua ya no es lo que era
Office 2021 incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote en una sola compra. Sin cuotas mensuales, sin fecha de caducidad del software. Lo que Microsoft no comunica con la misma claridad es lo que esa licencia no incluye — y lo que va dejando de incluir con el tiempo.
Las licencias perpetuas de Office no reciben actualizaciones de funcionalidades — solo parches de seguridad durante el período de soporte oficial, que para Office 2021 termina en octubre de 2026. A partir de esa fecha, el software sigue funcionando pero sin soporte de seguridad activo. Para una PyME que maneja datos de clientes o información fiscal, ese riesgo tiene un coste implícito que no aparece en el precio de compra.
Además, las licencias perpetuas no incluyen almacenamiento en la nube, Teams, ni las funcionalidades de colaboración en tiempo real que Microsoft ha ido consolidando exclusivamente en Microsoft 365. Para un equipo de más de dos personas, esas ausencias tienen un coste operativo real.
La auditoría $CTP: comparativa a 3 y 5 años
Escenario A — Mantener licencia perpetua Office 2021
Coste inicial ya pagado: aproximadamente 150€ por usuario en la versión para hogar y pequeña empresa. Para una PyME de 5 usuarios: 750€ pagados una vez.
Costes adicionales que la licencia no cubre: almacenamiento en la nube para compartir archivos entre el equipo (OneDrive o alternativa: 20-60€ por usuario/año), herramienta de videoconferencia si se necesita (Zoom, Teams separado: 60-180€ por usuario/año), y la próxima licencia perpetua cuando Office 2021 quede sin soporte — previsiblemente Office 2024 o 2026, a un coste similar de 150€ por usuario.
Coste real a 3 años para 5 usuarios:
Licencia inicial: 750€ + almacenamiento: 300-900€ + videoconferencia: 900-2.700€ = entre 1.950€ y 4.350€ totales.
Escenario B — Microsoft 365 Business Basic
El plan de entrada de Microsoft 365 para empresas cuesta aproximadamente 6€ por usuario/mes, facturado anualmente. Incluye Teams, OneDrive con 1TB por usuario, versiones web de Office y acceso a Outlook empresarial.
Coste real a 3 años para 5 usuarios:
6€ × 5 usuarios × 36 meses = 1.080€ totales. Con almacenamiento y Teams incluidos.
Escenario C — Microsoft 365 Business Standard
El plan que incluye las aplicaciones de escritorio completas (Word, Excel, PowerPoint instalados localmente) cuesta aproximadamente 12,50€ por usuario/mes.
Coste real a 3 años para 5 usuarios:
12,50€ × 5 usuarios × 36 meses = 2.250€ totales. Con todas las aplicaciones de escritorio, Teams, OneDrive y Outlook.
La tabla que Microsoft no pone en su página de precios
| Opción | Coste 3 años (5 usuarios) | Incluye nube | Incluye Teams | Soporte tras 2026 |
|---|---|---|---|---|
| Licencia perpetua Office 2021 | 1.950€ — 4.350€ | No | No | No |
| Microsoft 365 Business Basic | 1.080€ | Sí (1TB) | Sí | Sí |
| Microsoft 365 Business Standard | 2.250€ | Sí (1TB) | Sí | Sí |
Los costes ocultos que la tabla no captura
El coste de la migración cuando la licencia perpetua quede sin soporte. En octubre de 2026, Office 2021 deja de recibir actualizaciones de seguridad. Para una empresa que maneja datos de clientes o que está sujeta a regulaciones de protección de datos, continuar con software sin soporte de seguridad tiene un coste de riesgo real — potencialmente mayor que el coste de la suscripción que se intentaba evitar.
El coste de la fragmentación del stack. Una PyME que mantiene licencia perpetua de Office pero necesita Teams, OneDrive y almacenamiento compartido termina pagando por herramientas separadas que Microsoft 365 incluye en un solo plan. La suma de esas herramientas independientes suele superar el coste del plan de suscripción.
Recomendación final según tu situación
Si eres autónomo con uso básico — solo documentos sin colaboración en tiempo real: La licencia perpetua de Office 2021 puede seguir siendo válida hasta 2026. Pero empieza a presupuestar la siguiente licencia o la migración a un modelo de suscripción para ese año. No lo dejes para el último momento.
Si tienes un equipo de 3 o más personas que colabora en documentos: El plan Microsoft 365 Business Basic a 6€ por usuario/mes sale más barato que la licencia perpetua más las herramientas adicionales que necesitas. La comparativa financiera a 3 años lo confirma.
Si quieres salir del ecosistema Microsoft completamente: Evalúa Google Workspace como alternativa. Plan Business Starter desde 6€ por usuario/mes con Gmail empresarial, Drive con 30GB, Docs, Sheets y Meet integrados — sin historial de migraciones forzosas de modelo de licencia y con precios que han sido consistentes durante años.
¿Tu software de RRHH también tiene costes que se multiplican sin avisar?
El modelo de precio que parece cerrado y luego escala no es exclusivo de Microsoft. En nuestra auditoría de Factorial identificamos cómo un presupuesto de 960€ anuales puede convertirse en 2.640€ reales al activar los módulos que el equipo realmente necesita.
¿Quieres auditar el coste real de toda tu infraestructura de herramientas de productividad bajo la metodología $CTP? En SaaS Clarity Hub analizamos cada plataforma por lo que realmente te cuesta a 3 y 5 años — no por el precio que aparece en la página de ventas.