Contrataste Factorial para gestionar los fichajes, las vacaciones y las nóminas de tu equipo de 15 personas. El precio que te presentaron en la demo era razonable. Seis meses después, la factura es el doble. Activaste el módulo de ausencias avanzadas, luego el de contratos digitales, luego el soporte para nóminas con incidencias. Cada uno tenía un coste adicional que en su momento parecía menor. Sumados, transformaron una herramienta “asequible” en uno de los mayores gastos fijos de la operación.
No es un caso aislado. Es la arquitectura del modelo de negocio.
Aplicando la metodología $CTP (Costo Total de Propiedad), auditamos el precio real de Factorial en RRHH — no el precio base que aparece en su página de precios, sino el coste total que paga una PyME real a los 12 y 24 meses de operación con el módulo activo que realmente necesita.
Por qué el precio de Factorial no es lo que parece en la demo
Factorial opera con un modelo de precios modular donde el precio base cubre funcionalidades básicas — fichaje, gestión de vacaciones y estructura organizativa. Las funcionalidades que realmente necesita una PyME en crecimiento — nóminas avanzadas, gestión de turnos, firma digital de contratos, control de desempeño — son módulos adicionales con coste independiente que se activan sobre el precio base.
El problema estructural es doble. Primero, el precio “a presupuesto” que Factorial ofrece en su proceso comercial no desglosa con claridad qué módulos están incluidos y cuáles tienen coste adicional al escalar. Segundo, los módulos más críticos para la gestión real de equipos — especialmente el procesamiento de nóminas con incidencias variables — son precisamente los que más escalan con el número de empleados y con la complejidad de los contratos.
Una PyME de 15 empleados que contrata Factorial con el precio base y activa progresivamente los módulos que necesita puede multiplicar por 2,5 o por 3 su coste mensual en el primer año sin haber tomado ninguna decisión de gasto que le pareciera significativa en el momento.
Auditoría $CTP: la fórmula del coste real a 12 y 24 meses
La fórmula correcta para calcular el TCO real de un software de RRHH no es el precio mensual de la demo — es esta:
TCO = (Precio base × Número de empleados) + Suma de módulos activos + Coste de implementación inicial + Coste de soporte premium si aplica
Aplicada a un escenario real de PyME española con 20 empleados:
Escenario A — Lo que parece en la demo
Precio base por empleado: 4€/mes. Total mensual: 80€. Total anual: 960€. Este es el número que aparece en la comparativa inicial y el que muchos directores de operaciones usan para aprobar la contratación.
Escenario B — Lo que se paga a los 12 meses
Precio base: 80€/mes. Módulo de ausencias y vacaciones avanzadas: +2€/empleado = 40€/mes adicionales. Módulo de nóminas con incidencias: +3,5€/empleado = 70€/mes adicionales. Módulo de firma digital de contratos: tarifa fija de 30€/mes. Total mensual real: 220€. Total anual real: 2.640€.
La diferencia entre el Escenario A y el Escenario B es de 1.680€ anuales — casi el doble del presupuesto aprobado inicialmente. Y ese cálculo no incluye el coste de implementación inicial (configuración, migración de datos de empleados, formación del equipo de RRHH) que en proyectos de esta envergadura suele representar entre 500 y 1.500€ adicionales en tiempo de consultoría o en horas internas.
Lo que el mercado no compara: el coste de cambiar
Una variable que casi nunca se incluye en el análisis inicial es el coste de migración si en el futuro decides cambiar de plataforma. Los datos de empleados, el histórico de nóminas, los contratos firmados digitalmente — todo eso está en el sistema de Factorial. Migrar esa información a otra plataforma tiene un coste técnico y administrativo real que actúa como barrera de salida y que, en la práctica, hace que muchas PyMEs sigan pagando una plataforma que ya no les resulta óptima por el coste y la fricción de cambiar.
Recomendación final según tu situación
Si tienes menos de 10 empleados y necesitas principalmente fichaje y gestión de vacaciones: Factorial puede ser una opción válida si negocias desde el inicio qué módulos están incluidos en el precio y obtienes por escrito el coste de cada módulo adicional antes de firmar. El error más común es asumir que el precio de la demo es el precio final.
Si tienes entre 10 y 30 empleados y necesitas gestión de nóminas con incidencias: Calcula el TCO a 24 meses antes de contratar. Suma el precio base más todos los módulos que vas a necesitar en los próximos dos años — no solo los que necesitas hoy. Con ese número real, compara con alternativas que ofrecen precio cerrado por empleado sin módulos adicionales.
Si ya estás en Factorial y tu factura ha escalado significativamente: Haz la auditoría módulo por módulo. Identifica cuáles estás pagando pero cuyo uso real es mínimo — en muchas PyMEs, el 30% de los módulos activos tienen menos del 20% de uso. Desactivar los módulos subutilizados puede reducir la factura entre un 20% y un 40% sin cambiar de plataforma.
Para equipos que principalmente necesitan gestión de tareas, proyectos y comunicación interna — y que están pagando Factorial por funcionalidades de RRHH que una herramienta todo-en-uno podría cubrir — ClickUp ofrece gestión de equipos, asignación de carga de trabajo, seguimiento de tiempo y estructura organizativa con precio por usuario transparente y sin módulos adicionales ocultos.
¿Tu pasarela de pago también tiene costes que no calculaste al contratar?
El modelo de precios opacos no es exclusivo del software de RRHH. En nuestra auditoría de Stripe identificamos cómo el 1,4% anunciado puede convertirse en más del 3% real por tres capas de comisión que ninguna plataforma explica en su página de precios.
¿Quieres auditar el coste real de toda tu infraestructura de herramientas SaaS bajo la metodología $CTP? En SaaS Clarity Hub analizamos cada plataforma por lo que realmente te cuesta a 12 y 24 meses — no por el precio de la demo.